Что такое дашборд простыми словами: виды, примеры и как сделать свой

Понедельник, десять утра. Коммерческий директор дистрибьютора спрашивает у руководителя отдела продаж, как закрылся сентябрь по ключевым клиентам. РОП открывает выгрузку отгрузок из 1С, выгрузку сделок из CRM и файл с планами, сводит их через ВПР и к обеду присылает ответ. К этому времени у директора уже другой вопрос.

Дашборд нужен, чтобы такие вопросы закрывались за минуту, без участия РОПа. Ниже объясняем, что такое дашборд простыми словами, какие бывают виды дашбордов, показываем примеры для трёх ролей в торговой компании и разбираем, как сделать дашборд самому. Отдельно поговорим про Excel: иногда его действительно достаточно.

Что такое дашборд простыми словами

Слово пришло из английского: dashboard означает приборную панель автомобиля. Аналогия очень точная. Водитель не читает журнал работы двигателя. Он смотрит на спидометр, стрелку топлива и лампочку «check engine». Стрелки в норме, значит, едем дальше. Загорелась лампочка, значит, пора разбираться.

Дашборд — это один экран, на котором собраны главные показатели бизнеса или отдельного участка в виде цифр, графиков и коротких таблиц. Данные на нём обновляются сами, прямо из учётных систем, их никто не переносит руками. Хороший дашборд за 10–20 секунд отвечает на вопрос «всё ли в порядке, а если нет, то где».

От красивого слайда в презентации его отличают три вещи.

• Одна тема на экран. Дашборд «про всё сразу» не читается, его пролистывают.
• Автоматическое обновление. Данные подтягиваются по расписанию или почти в реальном времени, а не когда аналитик нашёл время.
• Интерактивность. Можно выбрать период, филиал или менеджера и провалиться от общей цифры к деталям: от выручки региона к клиенту, от клиента к конкретной накладной.

Когда говорят «интерактивный дашборд», имеют в виду как раз третий пункт. Статичная картинка показывает то, что решил показать её автор. Интерактивная позволяет задать собственный вопрос: а что с этим клиентом, а если убрать маркетплейсы, а как было в прошлом году.

В аналитике дашборд обычно называют верхним слоем BI-системы, её витриной. Под ним лежат подключения к источникам, модель данных и расчёты, и от них зависит, можно ли верить цифрам на экране. Про эту подводную часть подробно написано в статье что такое BI-система.

Чем дашборд отличается от отчёта

Путаница возникает постоянно, и из-за неё дашборды превращаются в таблицы на двести строк с парой диаграмм сверху. Проще всего разделить их по вопросу, на который они отвечают. Отчёт отвечает на вопрос «сколько и что именно». Дашборд отвечает на вопрос «где проблема».

Друг без друга они живут плохо. Директор видит на дашборде, что маржа в Приволжском регионе просела на три пункта, кликает по региону и попадает в отчёт по отгрузкам с разбивкой по товарам и клиентам. Если такого перехода нет, он пишет аналитику, и всё возвращается к понедельничной ручной сводке. Как устроен сам отчёт, мы разбирали в материале про отчёт по продажам.

Виды дашбордов: стратегический, операционный, аналитический

Дашборды делят по-разному: по отделам, по ролям, по источникам. Для того чтобы решить, что именно строить, полезнее всего деление по назначению. Их три.

Стратегический

Для собственника и генерального директора. Обновляется раз в день, а смотрят его чаще раз в неделю. На экране 5–7 показателей: выручка, валовая прибыль, маржа, дебиторская задолженность, запасы в деньгах. У каждого показателя обязательно есть сравнение с планом и с прошлым годом. Главная опасность такого дашборда в том, что к нему постепенно добавляют «ещё один график», и через полгода на нём тридцать виджетов.

Операционный

Для тех, кто управляет процессом каждый день: РОПа, закупщика, руководителя склада. Данные обновляются ежечасно или несколько раз в день. Здесь меньше графиков и больше коротких списков: заказы без отгрузки, клиенты с просроченной оплатой, позиции ниже страхового остатка. Операционный дашборд оценивают по одному критерию. После просмотра человек знает, что сделать сегодня.

Аналитический

Для аналитика и коммерческого директора, когда нужно найти причину. Много фильтров, сводные таблицы, сравнение периодов и срезов, ABC- и XYZ-разбивки. Скорость обновления здесь вторична, важна глубина: можно ли разложить падение продаж по товарным группам, клиентам и менеджерам без выгрузки в Excel.

Варианты дашбордов по отделам (продажи, финансы, склад, маркетинг) лежат внутри этих трёх видов. Дашборд продаж для собственника будет стратегическим, а для РОПа операционным, хотя данные у них одни и те же.

Примеры дашбордов для руководителей и специалистов в торговле

Примеры дашбордов в интернете чаще всего показывают картинку, но не объясняют, почему на ней именно эти виджеты. Попробуем наоборот. Возьмём для иллюстрации дистрибьютора бытовой химии: допустим, 12 менеджеров, около 800 активных клиентов, учёт в 1С, сделки в CRM, планы в Excel.

Дашборд собственника

Сверху строка из пяти карточек-метрик: выручка, валовая прибыль, маржа в процентах, дебиторская задолженность и остатки на складе в деньгах. Рядом с каждой цифрой процент выполнения плана и изменение к тому же месяцу прошлого года. Этой строки хватает, чтобы понять, зарабатывает ли компания и не уходят ли деньги в долги клиентов и склад.

Ниже линейный график выручки и валовой прибыли за 13 месяцев. Именно 13, чтобы текущий месяц стоял рядом с таким же прошлогодним и сезонность не вводила в заблуждение. Правее столбчатая диаграмма план-факт по направлениям. Внизу таблица из десяти крупнейших клиентов с изменением отгрузок к прошлому периоду. Если крупный клиент сократил закупки на треть, собственник должен узнать это не из разговора в курилке.

Чего на этом экране нет, так это списков заказов и рейтинга отдельных менеджеров. Мы сознательно не выносим их собственнику. Когда владельцу показывают каждого менеджера, он начинает управлять менеджерами через голову РОПа, и это редко заканчивается хорошо.

Дашборд руководителя отдела продаж

Центр экрана занимают KPI-шкалы выполнения плана по каждому менеджеру, отсортированные от худшего к лучшему. Рядом два списка. Первый: клиенты, которые обычно покупают раз в две недели, а сейчас молчат больше месяца. Второй: просроченная дебиторка с разбивкой по менеджерам. Если продажи ведутся в CRM, добавляется воронка по стадиям сделок.

Логика простая. Утром РОП за пять минут видит, кто отстаёт от плана, каких клиентов теряем и кому пора напомнить об оплате. Всё остальное он откроет в отчёте, если понадобится. Какие показатели ставить самим менеджерам, разбираем в статье KPI менеджера по продажам.

Дашборд закупщика

Главный виджет здесь таблица остатков, выраженных в днях продаж, а не в штуках. Сто коробок ничего не говорят. Сто коробок, которых хватит на четыре дня, говорят очень многое.

Рядом два списка: позиции ниже точки заказа и позиции без движения больше 60 дней, то есть замороженные деньги. У каждой позиции стоит ABC-класс, чтобы дефицит по товару группы «C» не отвлекал от дефицита по «A». Дополняет картину график оборачиваемости по поставщикам. О самой разбивке подробно написано в материале про ABC- и XYZ-анализ.

Как сделать дашборд: шесть шагов

Последовательность одна и та же, в чём бы вы ни строили: в Excel, в BI-системе или в конструкторе внутри CRM.

1. Начните с вопросов, а не с графиков. Запишите 5–7 вопросов, которые будущий пользователь задаёт каждую неделю. «Выполним ли план месяца», «кто из клиентов перестал покупать», «где заканчивается товар».
2. Под каждый вопрос определите показатель и формулу. Маржа у финансиста и у коммерсанта часто считается по-разному: с ретро-бонусами поставщика или без, с доставкой или без. Договоритесь письменно.
3. Найдите источники и проверьте справочники. 1С, CRM, таблица с планами, личные кабинеты маркетплейсов. Если один клиент заведён в 1С трижды под разными названиями, рейтинг клиентов будет врать.
4. Подберите визуализацию под тип вопроса. Динамика показывается линией, сравнение столбцами, выполнение плана шкалой или карточкой с цветом, список действий таблицей. Круговая диаграмма уместна, только когда долей две-четыре.
5. Скомпонуйте экран. Самое важное слева сверху, детали ниже и правее. Больше девяти виджетов на одном экране обычно уже перебор.
6. Запустите и посмотрите, чем пользуются. Через две-три недели уберите виджеты, которые никто не открывает, и добавьте то, о чём спрашивали.

На внедрениях мы почти всегда тратим больше времени на второй и третий шаги, чем на само рисование. Графики строятся за вечер. А вот договориться, что считать выручкой (с НДС или без, по отгрузке или по оплате, с возвратами или без), бывает непросто, особенно если у финансового и коммерческого директора давно сложились свои версии.

В KPI Cloud сам дашборд собирается в конструкторе перетаскиванием: 48 типов виджетов, фильтры, вычисляемые поля, экспорт в PDF и PNG. Данные подключаются из 1С, CRM, баз данных, Google Sheets и файлов с обновлением по расписанию. Как это выглядит на практике, можно посмотреть на странице конструктора дашбордов.

Дашборд в Excel: когда его хватает, а когда нет

Дашборд в Excel вполне рабочий вариант, и мы не будем делать вид, что это не так. Собирается он примерно так. Выгрузку превращаете в «умную таблицу» (Ctrl+T), чтобы новые строки попадали в расчёт сами. На её основе строите сводные таблицы на отдельных листах. Добавляете срезы по периоду и менеджеру и привязываете их ко всем сводным сразу. Диаграммы и ключевые цифры выносите на отдельный лист «Дашборд». Если выгрузки приходят в одном и том же формате, обновление можно частично автоматизировать через Power Query.

Для одного человека, одного источника и обновления раз в неделю этого достаточно. Проблемы начинаются, когда меняется хотя бы одно из условий.

Наша позиция такая. Если сводку собирает один человек раз в месяц для себя, BI ему не нужна, и продавать её такому человеку мы бы не стали. Порог наступает, когда на ручную сборку уходит больше пары часов в неделю или когда разным людям нужны разные права на одни и те же данные. Второе, кстати, случается раньше, чем кажется: как только менеджерам открывают рейтинг, встаёт вопрос, почему каждый видит чужих клиентов.

Ошибки, из-за которых дашборд перестают открывать

Дашборд, который никто не открывает, встречается чаще, чем плохой дашборд. Причины повторяются от проекта к проекту.

Цифры не сходятся с 1С. Это самая дорогая ошибка. Достаточно одного раза, когда бухгалтер показывает, что выручка в учётной системе другая, и доверие к экрану пропадает на месяцы. Поэтому перед запуском мы сверяем итоги за закрытый период до рубля и заранее объясняем, откуда может взяться расхождение: разная дата признания, возвраты, корректировки задним числом.

Цифра без сравнения. «Выручка 14,2 млн» не говорит ни о чём. Хорошо это или плохо? К плану, к прошлому месяцу, к прошлому году? Каждое число на дашборде должно стоять рядом с ориентиром.

Всё сразу. Двадцать пять виджетов на одном экране появляются не по злому умыслу. Каждый руководитель просит добавить «ещё одну вещь», и отказывать неудобно. Решение простое: для новых вопросов делайте отдельную вкладку или отчёт, а главный экран держите коротким.

Цвет ради красоты. Красный должен означать «плохо», зелёный «хорошо». Если красным раскрашена просто одна из категорий на круговой диаграмме, человек будет каждый раз вздрагивать зря и в итоге перестанет обращать внимание на цвет вообще.

Нет владельца. Дашборд собрали, запустили, человек ушёл в отпуск. Через два месяца в 1С завели новое подразделение, и оно не попало в фильтры. Никто не заметил. У каждого дашборда должен быть конкретный ответственный за то, чтобы цифры в нём оставались верными.

Если хочется начать без всякой системы, начните с листа бумаги. Выпишите семь вопросов, которые вам задают каждую неделю, и рядом с каждым укажите, откуда сейчас берётся ответ и сколько времени на него уходит. По этому списку сразу видно, нужен ли вам дашборд и какой.