Система KPI

Система KPI для компании: от дерева показателей до ежедневного контроля

KPI Cloud считает ключевые показатели эффективности по данным 1С, CRM и маркетплейсов, сравнивает с планом и сообщает об отклонении, пока месяц ещё не закончился.

Дерево KPI: от цели компании до плана менеджера
Формулы, веса, пороги и план/факт в одном месте
Пересчёт ежечасно, ежедневно или еженедельно
Алерты на почту и в Telegram

Тарифы от $100/мес

пересчёта: час, день, неделя: 3 режима; пересчёта: час, день, неделя
бесплатно на тарифе «Бизнес»: 14 дней; бесплатно на тарифе «Бизнес»
плюс свои группы и права до строки: 5 ролей; плюс свои группы и права до строки
облако или Docker/Kubernetes: SaaS / свой сервер; облако или Docker/Kubernetes

Почему система KPI в Excel разваливается к третьему месяцу

Внедрение системы KPI обычно начинается бодро. Финансовый директор или приглашённый консультант выбирает показатели, согласует веса, делает таблицу. Первый месяц её честно заполняют.

Ко второму выясняется, что выручку по менеджерам надо брать из 1С, звонки и сделки из CRM, а списки клиентов в этих системах не совпадают. К третьему файл ведёт один человек, и расчёт премии превращается в переговоры о том, какая выгрузка правильная.

Сами показатели при этом могут быть выбраны хорошо. Ломается сбор цифр: руками, раз в месяц, задним числом. Когда менеджер узнаёт свой KPI пятого числа следующего месяца, повлиять на результат уже нельзя.

Автоматизация KPI должна закрыть именно это. KPI Cloud берёт факт из учётных систем, держит формулы и пороги в одной модели и показывает отклонение, пока его можно исправить. Модель настраивается один раз, дальше мониторинг KPI идёт по расписанию. Какие показатели вообще стоит брать, разобрано в статье про KPI сотрудников.

Практика

Как устроено дерево KPI: пример для оптовой компании

Дерево KPI (его ещё называют KPI-моделью) связывает цель компании с тем, что делает конкретный человек. Наверху один-два показателя, за которые отвечает собственник. Каждый уровень ниже раскладывает верхний на части, которыми кто-то реально управляет.

Допустим, дистрибьютор бытовой химии ставит цель на квартал: валовая прибыль 45 млн ₽. Раскладываем её так:

Уровень	Показатель	Как считается	Кто отвечает
1	Валовая прибыль	Выручка − себестоимость	Собственник
2	Выручка	Активные клиенты × средняя отгрузка на клиента	Коммерческий директор
2	Маржинальность	Валовая прибыль / выручка × 100%	Коммерческий директор, закупки
3	Активные клиенты	Клиенты с отгрузкой за последние 60 дней	Руководитель отдела продаж
3	Средняя отгрузка	Выручка / число активных клиентов	РОП и менеджеры
4	Личный план	Выручка и маржа по своим клиентам, число активных клиентов	Менеджер

На нижнем уровне у менеджера три показателя с весами. Итоговый KPI считается как взвешенная сумма выполнения плана:

KPI = 0,6 × выручка (% плана) + 0,25 × маржа (% плана) + 0,15 × активные клиенты (% плана)

Пример: выручка 92% плана, маржа 105%, активные клиенты 80%. KPI = 0,6 × 92 + 0,25 × 105 + 0,15 × 80 = 55,2 + 26,25 + 12 = 93,45%. Пороги можно задать так: ниже 85% красная зона, от 85 до 100% жёлтая, выше 100% зелёная.

В KPI Cloud каждый узел дерева хранит свою формулу, план и пороги. Если у менеджера просела маржа, подсветится не только его строка, но и показатели отдела и направления над ним. Коммерческий директор видит, из-за кого отстаёт регион, не открывая выгрузок. Показатели для продавцов подробнее разобраны в статье про KPI менеджера по продажам.

Сколько показателей давать сотруднику

Мы бы не советовали начинать с десятка показателей на человека. Три-пять с понятными весами работают лучше: менеджер помнит их без шпаргалки и понимает, на что влияет. Остальное можно держать в дереве как справочные цифры, которые не влияют на премию.

KPI-моделирование

Что умеет программа KPI

Иерархия показателей

Уровни от цели компании до сотрудника. Отклонение внизу дерева сразу видно на верхних узлах.

Формулы и веса

Суммы, доли, отношения, вычисляемые поля из любых подключённых источников. Методика расчёта записана в модели, её видят все, кому положено.

План/факт и пороги

У каждого показателя свой план на период и границы зон. Процент выполнения и отклонение в рублях считаются автоматически.

Пересчёт по расписанию

Ежечасно, ежедневно или еженедельно. Утром на планёрке цифры уже свежие, никто не сидел над ними с вечера.

Алерты при отклонении

Показатель ушёл в красную зону, и ответственный получает письмо или сообщение от Telegram-бота. Реагировать можно в тот же день.

Свои KPI для каждой роли

5 встроенных ролей, свои группы и права до уровня строк. Менеджер видит свои показатели, РОП свой отдел, директор всю компанию.

Для каждой роли — свой дашборд

Единая платформа, разные перспективы

Стратегический обзор всего бизнеса

Сводные KPI по всем направлениям
Сравнение план/факт по периодам
Тренды выручки, прибыли, маржи

Перестаньте ждать конца месяца, чтобы узнать, как идут дела.

Дашборд: Руководитель

Выручка

12.4M ₽

+14%

Прибыль

3.2M ₽

+8%

Маржа

34.8%

+2.1

Выручка и прибыль — тренд

ВыручкаПрибыль

ЯнвФевМарАпрМайИюнИюлАвгСенОктНояДек

По направлениям

ОптРозница

Общий KPI

88%

Выполнение

Внедрение

Внедрение системы KPI: как проходит проект

Сроки зависят от числа источников и от того, насколько готова методика. Порядок работы у нас одинаковый.

Раскладываем цели в дерево

Вместе с руководителем берём одну-две цели компании и раскладываем на показатели и ответственных. Сначала на доске или в таблице, в систему переносим, когда дерево согласовано.

Проверяем, из чего считать

Подключаем 1С, CRM, маркетплейсы, файлы. Для каждого показателя ищем реальный источник. Если встречи с клиентами никто не фиксирует, честно говорим об этом: сначала учёт, потом KPI.

Настраиваем формулы и пороги

Формулы, веса, планы на период, границы зон, расписание пересчёта и получателей алертов. Дашборды KPI для каждой роли собираем здесь же.

Прогоняем месяц параллельно

Советуем хотя бы один полный месяц считать и по-старому, и в системе. Расхождения разбираем до того, как по новым цифрам начнут платить премию. При заказе внедрения 3 месяца подписки бесплатно.

Сравнение

KPI в таблицах и в системе мониторинга KPI

Excel подходит, чтобы придумать и обкатать модель. Жить в нём системе ключевых показателей эффективности тяжело.

Что	Файл Excel с KPI	KPI Cloud
Сбор факта	Выгрузки из 1С и CRM раз в месяц	Импорт из источников без ручной сборки
Когда виден результат	После закрытия месяца	В течение месяца, по расписанию пересчёта
Формулы	В ячейках, их легко случайно сломать	В модели, изменения видны в журнале действий
Отклонения	Кто-то должен заметить	Алерт на почту или в Telegram
Доступ сотрудников	Каждому отдельный файл, или никому	Каждый видит свои показатели
Связь с целями компании	Отдельные листы	Дерево: отставание менеджера видно в показателе отдела

Что ещё посмотреть

Связанные страницы

Конструктор дашбордов

48 типов виджетов для панелей KPI, фильтры и переход к деталям по клику.

План-факт анализ

Как считать отклонения от плана и разбирать их причины.

Для коммерческого директора

Какие KPI и отчёты нужны, чтобы управлять продажами каждый день.

Управленческая отчётность

Отчёты для собственника с рассылкой по расписанию.

Тарифы

От $100 в месяц, годовая оплата со скидкой 15%.

Частые вопросы

Что такое система KPI простыми словами?

Это набор показателей, по которым компания проверяет, идёт ли она к своим целям, плюс правила их расчёта и план на каждый. Хорошая система KPI связывает цель собственника с планом конкретного менеджера, чтобы было видно, чей результат на что влияет.

Можно ли в KPI Cloud считать премию по KPI?

Система считает выполнение по каждому показателю и итоговый взвешенный процент. Эти цифры выгружаются в Excel или приходят по расписанию на почту. Само начисление зарплаты остаётся в вашей учётной системе.

Сколько стоит программа KPI?

Тарифы от $100 в месяц («Старт», до 5 пользователей). «Бизнес» стоит $150, «Про» $250, коробочная версия по запросу. Первые 14 дней на тарифе «Бизнес» бесплатно, за год скидка 15%. Первым клиентам открываем расширенные возможности на период запуска — условия обсудим на демонстрации. Подробнее на странице [тарифов](/ru/pricing).

Сколько длится внедрение системы KPI?

Зависит от того, готова ли методика и где лежат данные. Если показатели уже определены, а факт есть в 1С, дольше всего обычно идёт сверка справочников и параллельный месяц. Точнее скажем после демонстрации, когда увидим ваши источники.

Помогаете ли вы разработать систему KPI?

На внедрении помогаем разложить цели в дерево и проверить, что каждый показатель считается из реальных данных. Шкалы премий и размер выплат компания утверждает сама: это решение руководства, а не настройка программы.

Подходит ли система только для отдела продаж?

Нет. KPI можно завести для закупок, склада, логистики или проектов, если данные для расчёта есть в подключённых источниках. С продаж обычно начинают, потому что там данные чище и результат заметен быстрее.

Как сотрудники видят свои KPI?

В браузере, с компьютера или телефона. Права настраиваются до уровня строк, поэтому менеджер видит только свои показатели и не видит результаты коллег, если вы этого не разрешили.

Покажем, как ваша KPI-модель выглядит в системе

30 минут онлайн. Приходите со своим списком показателей: разберём, какие из них посчитаются из ваших данных автоматически.