Перейти к содержимому
KPI CloudKPI Cloud

Управленческая отчётность

Автоматизация управленческой отчётности

KPI Cloud забирает данные из 1С, CRM и таблиц, считает показатели и в понедельник в 8:00 присылает собственнику готовый отчёт. Экономист больше не собирает его вручную к обеду.

  • Отчёты для руководителя обновляются сами по расписанию
  • Одна методика расчёта для всех отделов и филиалов
  • Рассылка на почту в PDF и Excel, алерты в Telegram
  • Из любой строки отчёта можно дойти до первичного документа
Тарифы от $100/мес
форматы отчётов в рассылке
Excel, CSV, PDF
форматы отчётов в рассылке
фильтров в конструкторе отчётов
8 типов
фильтров в конструкторе отчётов
варианты развёртывания
SaaS / свой сервер
варианты развёртывания
бесплатно на тарифе «Бизнес»
14 дней
бесплатно на тарифе «Бизнес»

Как обычно бывает

Почему управленческая отчётность в Excel ломается

Схема знакомая почти каждой торговой компании. В пятницу экономист выгружает реализации из 1С, в понедельник утром добавляет выгрузку из CRM и файл с планами от РОП, сводит всё в Excel и к обеду отправляет собственнику. Собственник находит расхождение с цифрой, которую ему вчера назвал коммерческий директор. Начинается выяснение, у кого правильно.

Проблема тут не в Excel как таковом. Проблема в том, что каждый отчёт собирается заново руками, и формулы живут в голове одного сотрудника. Он ушёл в отпуск, и отчёт в эту неделю не пришёл.

Автоматизация отчётности меняет порядок работы. Правила расчёта описываются один раз: что считаем выручкой, откуда берём себестоимость, как учитываем возвраты. Дальше система каждый день забирает свежие данные и пересчитывает показатели. Человек нужен, чтобы читать отчёт и принимать решения, а не чтобы склеивать выгрузки.

С чего мы бы начали

Не с двадцати отчётов. Возьмите тот, который сейчас собирают дольше всего и чаще всего спорят о цифрах. Обычно это еженедельная сводка по продажам и план-факт. Когда ему начнут доверять, остальные пойдут быстрее.

Состав отчётности

Какие отчёты нужны руководителю торговой компании

Базовый набор, который мы предлагаем оптовым и дистрибьюторским компаниям на старте. Состав меняется под ваш бизнес, но скелет примерно такой.

ОтчётПериодичностьКто смотрит
Сводка по продажам: выручка, валовая прибыль, маржа к прошлому периодуЕжедневно утромСобственник, коммерческий директор
План-факт по компании, отделам и менеджерамЕжедневно, итог в конце месяцаКоммерческий директор, РОП
Рейтинг менеджеров: выручка, маржа, активные клиентыЕженедельноРОП
Продажи по каналам и регионамЕженедельноКоммерческий директор
Дебиторская задолженность и просрочка по клиентамЕженедельноСобственник, РОП, финансовый директор
Клиенты без отгрузок более N днейЕженедельноРОП, менеджеры
ABC/XYZ по товарам и остаткиЕжемесячноКоммерческий директор, закупки
Итоги месяца по KPI-модели компанииЕжемесячноСобственник

Формы отчётов для руководителя можно менять самостоятельно в Report Builder, без разработчика.

Как устроено

Откуда берутся данные и как работает рассылка по расписанию

Система управленческой отчётности состоит из трёх частей: загрузка данных, расчёт показателей и доставка отчёта нужному человеку.

Источники

1С через обмен данными или OData, базы PostgreSQL, MySQL, MS SQL, CRM Bitrix24 и amoCRM, маркетплейсы, Excel и Google Sheets, файлы по FTP и SFTP.

Маппинг и проверка

При первой загрузке поля сопоставляются вручную, шаблон сохраняется. Дальше файлы проверяются при импорте, и ошибки видны до того, как попадут в отчёт.

Пересчёт по расписанию

Показатели и KPI-модель обновляются ежечасно, ежедневно или еженедельно. К утру понедельника отчёт уже посчитан по данным пятницы и выходных.

Рассылка на почту

Отчёт уходит списку получателей в Excel, CSV или PDF. Дашборд можно выгрузить в PDF или PNG для совета директоров.

Алерты

Если показатель вышел за порог, например выполнение плана ниже 80% к середине месяца, уведомление приходит в Telegram или на почту.

Доступы

Каждый получатель видит только свой срез: РОП свой отдел, директор филиала свой филиал. Права настраиваются до уровня строк.

Интеграции

Подключайте свои системы

KPI Cloud

Импорт данных

Excel / CSV

Загрузка файлов вручную или через drag & drop

FTP / SFTP / URL

Автоматический импорт по расписанию (cron)

Базы данных

PostgreSQL, MySQL, MS SQL — прямой коннектор

Веб-сайты

Парсинг данных с ваших сайтов и порталов

Бизнес-системы

1С / ERP

Обмен данными с учётными системами

CRM-системы

Bitrix24, amoCRM, Salesforce и другие

Аналитика

Яндекс.Метрика, Google Analytics, Power BI

Маркетплейсы

Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет

Экспорт и уведомления

Экспорт отчётов

PDF, PNG, CSV, XLSX — по расписанию или вручную

REST API

Полный CRUD для автоматизации и интеграции

Webhooks

Real-time уведомления о событиях и пороговых значениях

Email-рассылки

Автоматические отчёты и алерты на почту

Мессенджеры

Telegram-бот для алертов и быстрых отчётов

Не нашли нужную интеграцию? Мы подключаем любой источник данных через универсальный API-коннектор или разработаем индивидуальное решение.

Запуск

Как автоматизировать управленческую отчётность за четыре шага

  1. 01

    Разбираем текущие отчёты

    Смотрим, какие отчёты сейчас собирают, из каких файлов и кто их читает. Часть обычно дублирует друг друга, их объединяем.

  2. 02

    Подключаем источники

    Настраиваем загрузку из 1С, CRM и таблиц, сохраняем шаблоны маппинга, ставим обновление на расписание.

  3. 03

    Сверяем с ручным отчётом

    Первые недели автоматический отчёт идёт параллельно с ручным. Расхождения разбираем до копейки, иначе доверия к цифрам не будет.

  4. 04

    Включаем рассылку

    Настраиваем получателей, время отправки и пороги алертов. Ручную сборку отключаем, когда цифры сошлись.

Дальше

Связанные разделы

Для собственника

Какие отчёты и дашборды собственник смотрит каждое утро.

Система KPI

Как построить дерево показателей и связать его с отчётностью.

План-факт анализ

Формулы, пример таблицы и как читать отклонения.

Аналитика продаж

Разрезы по менеджерам, клиентам, товарам и каналам.

Тарифы

От $100 в месяц. Первым клиентам открываем расширенные возможности на период запуска.

Частые вопросы

Чем управленческая отчётность отличается от бухгалтерской?

Бухгалтерская отчётность делается по стандартам для налоговой и внешних пользователей. Управленческая нужна самой компании: форму и показатели вы выбираете сами, и смотреть её имеет смысл чаще, чем раз в квартал. KPI Cloud работает именно с управленческой частью.

Какие отчёты нужны руководителю в первую очередь?

Для торговой компании обычно хватает пяти: сводка по продажам и марже, план-факт, рейтинг менеджеров, дебиторка и итоги месяца. Остальное добавляется, когда появляются конкретные вопросы. Большой набор отчётов на старте чаще всего никто не читает.

Можно ли автоматизировать отчётность, если учёт ведётся в 1С?

Да, это самый частый случай. Данные забираются через обмен данными или OData. Что именно понадобится на стороне 1С, зависит от конфигурации, это выясняем до старта. Подробнее на странице [аналитики для 1С](/ru/1c-analytics).

Кто будет настраивать отчёты после запуска?

Новые отчёты собираются в Report Builder: выбрать поля, фильтры, группировки, при необходимости объединить справочники. С этим справляется экономист или аналитик без программирования. Если своего специалиста нет, можно заказать внедрение у нас.

Можно ли получать отчёты в Telegram?

Через Telegram-бота приходят алерты об отклонениях: план проседает, показатель вышел за порог. Сами отчёты рассылаются на почту в Excel, CSV или PDF, а дашборды открываются в браузере с телефона.

Сколько стоит автоматизация управленческой отчётности?

Подписка от $100 в месяц на тарифе «Старт». Report Builder входит в «Бизнес» за $150, его 14 дней можно попробовать бесплатно. «Про» стоит $250. При заказе внедрения 3 месяца подписки бесплатно. Первым клиентам открываем расширенные возможности на период запуска — условия обсудим на демонстрации.

Покажем, как будет выглядеть ваша отчётность

30 минут онлайн: набор отчётов для собственника и РОП, рассылка по расписанию, подключение 1С.