Управленческая отчётность
Автоматизация управленческой отчётности
KPI Cloud забирает данные из 1С, CRM и таблиц, считает показатели и в понедельник в 8:00 присылает собственнику готовый отчёт. Экономист больше не собирает его вручную к обеду.
- Отчёты для руководителя обновляются сами по расписанию
- Одна методика расчёта для всех отделов и филиалов
- Рассылка на почту в PDF и Excel, алерты в Telegram
- Из любой строки отчёта можно дойти до первичного документа
- форматы отчётов в рассылке
- Excel, CSV, PDF
- форматы отчётов в рассылке
- фильтров в конструкторе отчётов
- 8 типов
- фильтров в конструкторе отчётов
- варианты развёртывания
- SaaS / свой сервер
- варианты развёртывания
- бесплатно на тарифе «Бизнес»
- 14 дней
- бесплатно на тарифе «Бизнес»
Как обычно бывает
Почему управленческая отчётность в Excel ломается
Схема знакомая почти каждой торговой компании. В пятницу экономист выгружает реализации из 1С, в понедельник утром добавляет выгрузку из CRM и файл с планами от РОП, сводит всё в Excel и к обеду отправляет собственнику. Собственник находит расхождение с цифрой, которую ему вчера назвал коммерческий директор. Начинается выяснение, у кого правильно.
Проблема тут не в Excel как таковом. Проблема в том, что каждый отчёт собирается заново руками, и формулы живут в голове одного сотрудника. Он ушёл в отпуск, и отчёт в эту неделю не пришёл.
Автоматизация отчётности меняет порядок работы. Правила расчёта описываются один раз: что считаем выручкой, откуда берём себестоимость, как учитываем возвраты. Дальше система каждый день забирает свежие данные и пересчитывает показатели. Человек нужен, чтобы читать отчёт и принимать решения, а не чтобы склеивать выгрузки.
С чего мы бы начали
Не с двадцати отчётов. Возьмите тот, который сейчас собирают дольше всего и чаще всего спорят о цифрах. Обычно это еженедельная сводка по продажам и план-факт. Когда ему начнут доверять, остальные пойдут быстрее.
Состав отчётности
Какие отчёты нужны руководителю торговой компании
Базовый набор, который мы предлагаем оптовым и дистрибьюторским компаниям на старте. Состав меняется под ваш бизнес, но скелет примерно такой.
| Отчёт | Периодичность | Кто смотрит |
|---|---|---|
| Сводка по продажам: выручка, валовая прибыль, маржа к прошлому периоду | Ежедневно утром | Собственник, коммерческий директор |
| План-факт по компании, отделам и менеджерам | Ежедневно, итог в конце месяца | Коммерческий директор, РОП |
| Рейтинг менеджеров: выручка, маржа, активные клиенты | Еженедельно | РОП |
| Продажи по каналам и регионам | Еженедельно | Коммерческий директор |
| Дебиторская задолженность и просрочка по клиентам | Еженедельно | Собственник, РОП, финансовый директор |
| Клиенты без отгрузок более N дней | Еженедельно | РОП, менеджеры |
| ABC/XYZ по товарам и остатки | Ежемесячно | Коммерческий директор, закупки |
| Итоги месяца по KPI-модели компании | Ежемесячно | Собственник |
Формы отчётов для руководителя можно менять самостоятельно в Report Builder, без разработчика.
Как устроено
Откуда берутся данные и как работает рассылка по расписанию
Система управленческой отчётности состоит из трёх частей: загрузка данных, расчёт показателей и доставка отчёта нужному человеку.
Источники
1С через обмен данными или OData, базы PostgreSQL, MySQL, MS SQL, CRM Bitrix24 и amoCRM, маркетплейсы, Excel и Google Sheets, файлы по FTP и SFTP.
Маппинг и проверка
При первой загрузке поля сопоставляются вручную, шаблон сохраняется. Дальше файлы проверяются при импорте, и ошибки видны до того, как попадут в отчёт.
Пересчёт по расписанию
Показатели и KPI-модель обновляются ежечасно, ежедневно или еженедельно. К утру понедельника отчёт уже посчитан по данным пятницы и выходных.
Рассылка на почту
Отчёт уходит списку получателей в Excel, CSV или PDF. Дашборд можно выгрузить в PDF или PNG для совета директоров.
Алерты
Если показатель вышел за порог, например выполнение плана ниже 80% к середине месяца, уведомление приходит в Telegram или на почту.
Доступы
Каждый получатель видит только свой срез: РОП свой отдел, директор филиала свой филиал. Права настраиваются до уровня строк.
Интеграции
Подключайте свои системы
Импорт данных
Excel / CSV
Загрузка файлов вручную или через drag & drop
FTP / SFTP / URL
Автоматический импорт по расписанию (cron)
Базы данных
PostgreSQL, MySQL, MS SQL — прямой коннектор
Веб-сайты
Парсинг данных с ваших сайтов и порталов
Бизнес-системы
1С / ERP
Обмен данными с учётными системами
CRM-системы
Bitrix24, amoCRM, Salesforce и другие
Аналитика
Яндекс.Метрика, Google Analytics, Power BI
Маркетплейсы
Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет
Экспорт и уведомления
Экспорт отчётов
PDF, PNG, CSV, XLSX — по расписанию или вручную
REST API
Полный CRUD для автоматизации и интеграции
Webhooks
Real-time уведомления о событиях и пороговых значениях
Email-рассылки
Автоматические отчёты и алерты на почту
Мессенджеры
Telegram-бот для алертов и быстрых отчётов
Импорт данных
Excel / CSV
Загрузка файлов вручную или через drag & drop
FTP / SFTP / URL
Автоматический импорт по расписанию (cron)
Базы данных
PostgreSQL, MySQL, MS SQL — прямой коннектор
Веб-сайты
Парсинг данных с ваших сайтов и порталов
Бизнес-системы
1С / ERP
Обмен данными с учётными системами
CRM-системы
Bitrix24, amoCRM, Salesforce и другие
Аналитика
Яндекс.Метрика, Google Analytics, Power BI
Маркетплейсы
Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет
Экспорт и уведомления
Экспорт отчётов
PDF, PNG, CSV, XLSX — по расписанию или вручную
REST API
Полный CRUD для автоматизации и интеграции
Webhooks
Real-time уведомления о событиях и пороговых значениях
Email-рассылки
Автоматические отчёты и алерты на почту
Мессенджеры
Telegram-бот для алертов и быстрых отчётов
Не нашли нужную интеграцию? Мы подключаем любой источник данных через универсальный API-коннектор или разработаем индивидуальное решение.
Запуск
Как автоматизировать управленческую отчётность за четыре шага
- 01
Разбираем текущие отчёты
Смотрим, какие отчёты сейчас собирают, из каких файлов и кто их читает. Часть обычно дублирует друг друга, их объединяем.
- 02
Подключаем источники
Настраиваем загрузку из 1С, CRM и таблиц, сохраняем шаблоны маппинга, ставим обновление на расписание.
- 03
Сверяем с ручным отчётом
Первые недели автоматический отчёт идёт параллельно с ручным. Расхождения разбираем до копейки, иначе доверия к цифрам не будет.
- 04
Включаем рассылку
Настраиваем получателей, время отправки и пороги алертов. Ручную сборку отключаем, когда цифры сошлись.
Дальше
Связанные разделы
Для собственника
Какие отчёты и дашборды собственник смотрит каждое утро.
Система KPI
Как построить дерево показателей и связать его с отчётностью.
План-факт анализ
Формулы, пример таблицы и как читать отклонения.
Аналитика продаж
Разрезы по менеджерам, клиентам, товарам и каналам.
Тарифы
От $100 в месяц. Report Builder с тарифа «Бизнес», импорт по расписанию с «Про».
Частые вопросы
Чем управленческая отчётность отличается от бухгалтерской?
Бухгалтерская отчётность делается по стандартам для налоговой и внешних пользователей. Управленческая нужна самой компании: форму и показатели вы выбираете сами, и смотреть её имеет смысл чаще, чем раз в квартал. KPI Cloud работает именно с управленческой частью.
Какие отчёты нужны руководителю в первую очередь?
Для торговой компании обычно хватает пяти: сводка по продажам и марже, план-факт, рейтинг менеджеров, дебиторка и итоги месяца. Остальное добавляется, когда появляются конкретные вопросы. Большой набор отчётов на старте чаще всего никто не читает.
Можно ли автоматизировать отчётность, если учёт ведётся в 1С?
Да, это самый частый случай. Данные забираются через обмен данными или OData. Что именно понадобится на стороне 1С, зависит от конфигурации, это выясняем до старта. Подробнее на странице [аналитики для 1С](/ru/1c-analytics).
Кто будет настраивать отчёты после запуска?
Новые отчёты собираются в Report Builder: выбрать поля, фильтры, группировки, при необходимости объединить справочники. С этим справляется экономист или аналитик без программирования. Если своего специалиста нет, можно заказать внедрение у нас.
Можно ли получать отчёты в Telegram?
Через Telegram-бота приходят алерты об отклонениях: план проседает, показатель вышел за порог. Сами отчёты рассылаются на почту в Excel, CSV или PDF, а дашборды открываются в браузере с телефона.
Сколько стоит автоматизация управленческой отчётности?
Подписка от $100 в месяц на тарифе «Старт». Report Builder входит в «Бизнес» за $150, его 14 дней можно попробовать бесплатно. Автоматический импорт по расписанию и вебхуки есть в «Про» за $250. При заказе внедрения 3 месяца подписки бесплатно.
Покажем, как будет выглядеть ваша отчётность
30 минут онлайн: набор отчётов для собственника и РОП, рассылка по расписанию, подключение 1С.